Vertragsverwaltung (Contract-Management)

Durch professionelle Vertragsverwaltung den Überblick behalten


Das Management von Verträgen und Vertragsinhalten ist ein kontinuierlicher Prozess, der letztlich zum Ziel hat, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und stetig zu steigern. Gerade hier lassen sich durch Optimierungen und Kontrolle die Kosten oftmals erheblich senken. Um diese Vorteile optimal zu nutzen, ist eine professionelle Vertragsverwaltung (Contract-Management) unabdingbar.

Eine professionelle Vertragsverwaltung senkt Ihre Kosten, da Sie nicht in Vertragsfallen tappen und Fristen wahren.

Im Zeitalter einer Vielzahl an unterschiedlichen Verträgen hat die Vertragsverwaltung zunehmend an Bedeutung gewonnen. Wer hat sich nicht dabei ertrappt, bei Fragen zu bestehenen Vertragsverhältnissen keine befriedigende Antwort parat zu haben oder nur über unzureichende Kenntnisse zu Bestand, Ablauf, Kündigungsfrist und Wert laufender Verträge zu verfügen. Bei den mitunter auch vielen kleinen Verträgen ist die Übersicht im laufenden Geschäftsbetrieb oft nur schwer möglich.

Das Management von Verträgen und Vertragsinhalten ist ein kontinuierlicher Prozess, der letztlich zum Ziel hat, den Geschäftserfolg und die Wettbewerbsfähigkeit zu erhalten und stetig zu steigern. Relevantes Vertragswissen von Unwichtigem trennen zu können, ist eine wichtige Voraussetzung für die Erreichung der unternehmerischen Ziele und ein wesentlicher Beitrag zur Reduktion der Kosten und Ausschöpfung der Konditionen.

Das Risiko eines fehlenden oder unvollständigen Vertragsmanagements wird oft unterschätzt oder gar ignoriert. Fehleinschätzungen und Versäumnisse werden meist erst bemerkt, wenn es zu spät ist. Das kann für ein Unternehmen fatale Folgen haben. Denn werden Verträge nur sporadisch oder gar nicht überprüft, können dem Unternehmen daraus enorme finanzielle Forderungen und Belastungen erwachsen.

Umfragen bestätigen, dass die meisten Unternehmen, mit der Organisation ihrer Vertragsverwaltung unzufrieden sind. Gerade hier lassen sich durch Optimierungen die Kosten oftmals erheblich senken. Trotz der Auswirkungen von Verträgen auf Umsatz, Kosten und Gewinn kümmern sich die meisten Unternehmen noch immer zu wenig um die Chancen und Risiken, die in Verträgen verborgen liegen.

Anwendbarkeit: bei bestehenden kurz-, mittel- und langfristigen Verträgen und bei Vertragsfreiheit.

Zielgruppen: Branchenunabhängig alle kleinen, mittleren und großen Unternehmen, Organisationen und öffentliche Auftraggeber mit bestehenden kurz-, mittel- und langfristigen Verträgen.

Was tun wir beim Vertragsmanagement?

WIR STELLEN eine ausgereifte, branchenunabhängige Lösung zur Verfügung (Hosting) oder begleiten die Implementierung einer internen Lösung.

WIR INVENTARISIEREN Ihre bestehenden Verträge.

FAZIT: Eine moderne Vertragsverwaltung senkt Ihre Kosten.

Vertragsmanagementsoftware

Dank der modernen Technik, die das programmierfreie Gestalten von Vertragsschemas erlaubt, können alle denkbaren Vertragsarten einfach und von nicht IT-Spezialisten konfiguriert werden. Wissen und Vertraulichkeit der teils hochsensiblen Vertragsdokumente, können somit ohne Hinzuziehung externer Dritter auf einen der Treuepflicht unterstellten engen Mitarbeiterkreis beschränkt werden.

MÖGLICHE VERTRAGSTYPEN

  • Abnahmeverträge
  • Berater- & Dienstleistungsverträge
  • Kommunikationsverträge
  • IT-Lizenz- und Wartungsverträge
  • Miet- & Leasingverträge
  • Unterhaltsverträge
  • Policen & Versicherungsverträge
  • Mengenkontrakte
  • Franchiseverträge
  • Werkverträge/Projektverträge
  • Öffentliche Urkunden/Bewilligungen
  • … jedes mögliche Vertragsdokument

HIGHLIGHTS

  • Browser-Zugriff: einfach zu bedienen
  • Transparenz und Kontrolle über den gesamten Vertragsbestand inkl. Zugriff auf alle Vertragsdokumente
  • Automatische Termin- und Ereignisbenachrichtigung per E-Mail

Unsere Software ist das moderne, webbasierte System zur zentralen Verwaltung und Verarbeitung von Verträgen und Dokumentation beliebiger Assets (Vermieter Bestand, TK/IT-Systemen, Wartungsverträgen, etc.). Alle Dokumente, Informationen sowie weitere Anlagen sind für alle Beteiligten schnell auffindbar, wobei ein einheitlicher, aktueller Informationsstand gewährleistet ist. Fristen, Kündigungen oder Verlängerungen werden automatisch überwacht. Zudem stellt die Software in Verbindung mit unseren CRM System und/oder per Mail einen globalen Fristenkalender bereit. So sind frühzeitige Informationen und Warnungen garantiert und die sichere sowie effiziente Einhaltung aller Bedingungen gewährleistet. Abteilungsübergreifende Teamarbeit wird durch die digitale Versendung von Dokumenten, delegieren von Aufgaben oder Wiedervorlagen ermöglicht. Durch eine Vertreterregelung ist die zeitgerechte Bearbeitung aller Vorgänge jederzeit gewährleistet.

LEISTUNGSÜBERSICHT

  • Schnelles Auffinden von Informationen und Dokumenten durch komfortable Such- und Filterfunktionalität
  • Überwachung von Vertragslaufzeiten mit Eskalationsmöglichkeiten
  • Umfangreiche DMS-Funktionen, z. B. Versionierung und Ein-/Auschecken von Verträgen
  • Einheitlicher Fristenkalender für alle Verträge
  • Einhaltung von Kündigungen und Verlängerungen
  • Übersicht über Vertragskosten und -einnahmen
  • Detaillierte Informationen zu Vertragspartnern
  • Unterstützung von der Erstellung bis zur Unterzeichnung und Aufbewahrung von Verträgen
  • Abbildung von Unternehmensstrukturen, Hierarchien und Kompetenzen
  • Anbindung an Fremdsysteme duch XML, ODBC oder Webservices
  • Erweiterungsmöglichkeit zur Abbildung eigener Geschäftsprozesse
  • Analyse zur Ausschöpfung von Kontingenten und Rahmenverträgen

DIESES BERATUNGSFELD IST KOMBINIERBAR MIT FOLGENDEN WEITEREN MODULEN:

Externe RevisionFestnetzoptimierungMobilfunkoptimierungRahmenvertragsmanagementProjektmanagement

Honorargestaltung

Bei unserer Vergütung kann der Mandant zwischen einem leistungsbezogenen und einem ergebnisbezogenen Honorar wählen.

LEISTUNGSBEZOGENE VERGÜTUNG: Bei der leistungsbezogenen Vergütung rechnen wir unsere Tätigkeiten, nach anfallendem Aufwand, zu unserem üblichen Stundenhonorar ab.

ERGEBNISBEZOGENE VERGÜTUNG: Bei der ergebnisbezogenen Vergütung erhalten wir nur im Erfolgsfall eine prozentuale Beteiligung am Ergebnis.

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